Um in digitalen Zeiten als Nordkirche weiter an der Einheit der Kirche zu arbeiten, ist zehn Jahre nach Gründung der Nordkirche der Zeitpunkt gekommen, eine einheitliche Plattform zur verbindlichen digitalen Zusammenarbeit aufzubauen.

Das schafft erheblichen Mehrwert:

• Wir. Die Zusammenarbeit in der Fläche über eine gemeinsame Plattform bietet die Chance, die Zugehörigkeit zur Nordkirche zu stärken und eine gemeinsame Identität zu stiften. Mittelfristig entsteht so auch eine moderne Kirche, die ihre inhaltliche Vielfalt und lokale Verwurzelung über eine einheitliche Plattform zur digitalen Zusammenarbeit rahmt. Eine gemeinsame Kultur als Zeugnis- und Dienstgemeinschaft wird so auch im digitalen Wandel weiterentwickelt.

• Zusammen. Eine einheitliche Plattform zur digitalen Zusammenarbeit ermöglicht es den verschiedenen Ebenen, zeit- und ortsunabhängig voneinander zu wissen und gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. So können sich gute Ideen vermehren.

• Kirche. Mit vereinfachten Abläufen und schlankeren Strukturen werden personelle und finanzielle Mittel frei, um als evangelische Kirche in Norddeutschland dem Bekenntnisauftrag als kleiner werdende Gemeinschaft verstärkt nachzukommen. Das folgt dem Gedanken der reformatorischen Kirche und entspricht dem eigenen Anspruch nach einem kirchlichen Dienst auf Augenhöhe, während der Glaube an Gott und das Evangelium die Menschen dieser Kirche eint.

M365 ist eine digitale Zusammenarbeitsplattform. Sie enthält einzelne Software-Elemente (Tools), die sehr integriert für die eigene Arbeit und für die Zusammenarbeit mit anderen genutzt werden können. Die Daten werden in der Microsoft Cloud gesichert (für uns auf Servern in Europa) und M365 kann über den Browser und über Apps genutzt werden. M365 in der Nordkirche bedeutet: dieselbe M365-Plattform für alle. Diese Plattform enthält die Online-Tools Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote; OneDrive und Sharepoint; Forms, Planner und ToDo sowie Teams als Dreh- und Angelpunkt für Zusammenarbeit und Kommunikation.

Die Einführung von Microsoft 365 hat viele Vorteile:

• Ebenenübergreifende digitale Zusammenarbeit über passende und bekannte Tools

• Einheitliche Plattform löst Doppelstrukturen auf, macht uns schneller und flexibler

• Direkte Kommunikations- und Informationskanäle in allen Bezügen: Kirchengemeinden, Kirchenkreise, Landeskirche, Einrichtungen

• Flächendeckende Zugänge zum Know-How für Haupt- und Ehrenamtliche

• Geklärter Datenschutz und IT-Sicherheit, Standards zum sicheren Umgang mit den Daten der Nutzer*innen

Der Bedarf an digitalen Möglichkeiten der Kommunikation und Zusammenarbeit ist auf allen Ebenen der Nordkirche groß: Dateiablage und Dateibearbeitung, Kontaktverzeichnisse, E-Mail, Informationskanäle, Kalender, Chat, Videokonferenzen. 

Zurzeit sind auf den verschiedenen Ebenen der Nordkirche viele unterschiedliche Lösungen im Einsatz, die ein gemeinsames Arbeiten in der Nordkirche erschweren oder sogar unmöglich machen. Die Folge ist ein insgesamt hoher Aufwand für ebenenübergreifende Arbeit. Diese Situation wird durch die Einführung einer gemeinsamen Zusammenarbeits-Plattform entscheidend verbessert.

Beispiele für spezifische Probleme, die mithilfe der Plattform gelöst werden sollen:

• Dateien existieren in unterschiedlichen Versionen auf verschiedenen Speichermedien

• Fachkolleg*innen in anderen Teilen der Landeskirche / der Kirchenkreise sind schwierig zu finden, Vernetzung ist aufwendig

• Eine Flut von E-Mails in den Postfächern, auch für Kleinigkeiten, die schnell im Chat gelöst werden könnten

• Große Datenmengen werden per E-Mail versendet und „sprengen“ z.T. die Postfächer

• …

Ja. Die Einführung in der gesamten Nordkirche wurde per Gesetz beschlossen. Das Gesetz tritt in Kraft, sobald die Landessynode die Datenschutzkonformität festgestellt hat, und gilt dann für alle Kirchenkreise der Nordkirche. Da es insgesamt um Tausende künftige Nutzer*innen geht, wird die Einführung in den Kirchenkreisen nicht synchron, sondern gestaffelt vorgenommen.

„Alle“ bedeutet hier: Alle hauptamtlich Mitarbeitenden sowie all jene ehrenamtlich Mitarbeitenden, für deren Einbindung ein Zugang zur Plattform Mehrwert schafft. Diese Fallunterscheidung treffen die jeweils verantwortlichen Führungskräfte, Gremien und Vorsitzende.

Ja. Alle haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden auf allen Ebenen der Nordkirche werden auf derselben Plattform arbeiten. Das bedeutet, dass wir uns künftig sehr leicht miteinander vernetzen, uns untereinander austauschen können und an gemeinsamen Dokumenten digital zusammenarbeiten können.

Wir als Kirchenkreis Hamburg-Ost sind der „Projekt-Pilot“. Das bedeutet, dass wir die ersten sind, die M365 einführen, testen und nutzen dürfen und unsere Erfahrungen an die anderen Kirchenkreise weitergeben. Der Vorteil für uns: Hamburg-Ost geht voran und kann früh von den Vorteilen der neuen Plattform profitieren. Ohnehin erforderliche technische und organisatorische Vorbereitungen können jetzt schon erfolgen. Die Verantwortung: Was wir bei der Einführung lernen, geben wir an die anderen Kirchenkreise weiter.

Ja. Dies wird durch die gemeinsame Plattform ermöglicht.

Doch, Sie dürfen gerne weiterhin E-Mails schreiben. Hierfür enthält M365 das Tool „Outlook“. Der Erfahrung zahlreicher Organisationen nach sind E-Mails eine sinnvolle Ergänzung der zu den (niedrigschwelligeren, meist kürzeren, direkteren) Chat-Nachrichten in Teams. Zur angestrebten und empfohlenen Nutzung der Tools wird es Leitfäden geben.

Nein. Die Einführung von M365 eröffnet vielfältige Möglichkeiten direkter Kommunikation „auf kurzem Wege“. In Teams-Kanälen können sich Netzwerke finden und sowohl durch synchrone Kommunikation (telefonieren mit oder ohne Video, miteinander chatten) als auch durch asynchrone Kommunikation (Nachrichten hinterlassen, später lesen und antworten) im Austausch sein. Es gibt jedoch keine Pflicht oder Erwartung, die eigene Erreichbarkeit auszuweiten oder auf jede Nachricht sofort zu reagieren. Sie entscheiden, wann, wo und mit wem Sie kommunizieren – genau wie bisher.

Die Einführung von M365 wurde für die Nordkirche per Gesetz beschlossen – sie wird kommen. Sie haben die Möglichkeit, Ihre gewohnten Kommunikationskanäle (sei es E-Mail oder Telefon) weiterhin zusätzlich zu nutzen. Jedoch werden unsere Daten in die Cloud migriert und sollen anschließend dort aufbewahrt und bearbeitet werden, nicht länger auf lokalen Speichermedien. Ein großer Teil der Kommunikation wird künftig über Teams stattfinden. Wir laden Sie ein, der Veränderung mit Neugier und Offenheit zu begegnen und die Vorteile für sich zu entdecken.

Ihre Rückmeldungen zur Plattform und zum Einführungsprozess sind eine wichtige Informationsquelle für uns, die kritischen ebenso wie die positiven. Wenden Sie sich bitte an Ihre Führungskraft oder an die Leuchtturm-User*innen in Ihrem Bereich.

Ja! Es wird bedarfsangepasste Schulungen, Selbstlernangebote und vielfältige Informationen und Hilfestellungen geben, damit sich alle gut zurechtfinden. Auch Ansprechpersonen für Fragen und Probleme werden zur Verfügung stehen.

Ein Schulungskonzept für den Kirchenkreis ist derzeit in Arbeit, Sie erhalten dazu nähere Informationen, sobald diese vorliegen.

In einigen Kirchenkreisen ist M365 bereits im Einsatz. Bei uns im Kirchenkreis Hamburg-Ost arbeiten viele Beschäftigte bereits mit Office (d.h. Word, Excel und Powerpoint), einige nutzen bereits die Kommunikations-Software Teams als Testumgebung. Diese wird abgeschaltet, sobald alle jetzigen Nutzer*innen einen Zugang zur neuen Plattform haben. Im Projekt Nordkirche365 werden folgende Tools für alle eingeführt:

• Outlook (für E-Mails und Kalender)

• Office (Word, Excel, Powerpoint)

• Onedrive und Sharepoint (Dateiablage)

• Teams (Videotelefonie und Chat, Zusammenarbeit)

• Planner und ToDo (Aufgabenverwaltung)

• Forms (Umfragenerstellung)

Das IT-Gesetz verpflichtet alle im Kirchenkreis und den Gemeinden zur Einführung der gemeinsamen Plattform M365. Das bedeutet, dass bei derzeitiger Nutzung eigener Lizenzen von M365 oder Office365 ein Umzug ansteht. Empfohlen ist eine Kündigung aktueller Verträge zum Rollout-Zeitpunkt (wenn Sie hierzu vor einer Entscheidung stehen, die Sie zeitnah treffen müssen, kommen Sie bzgl. der Rollout-Planung gerne auf uns zu).

Die Umstellung auf das neue System übernehmen Kirchenkreis und Landeskirche für Sie. Inwieweit Daten migriert werden können und müssen, wird im Einzelfall geprüft werden. Sie erhalten auch hierbei Unterstützung durch den Kirchenkreis und die Landeskirche.

Momentan nutzen ca. 300 Personen eine M365-Testumgebung. Diese Testumgebung wird abgeschaltet, sobald alle User*innen auf der neuen Plattform sind. Ziel ist es, keine Daten zu migrieren, weil der Aufwand dabei beträchtlich ist.

Einige Gemeinden und Einrichtungen nutzen gute Fachsoftware für ihre spezifischen Bedarfe. Diese kann auch weiter genutzt werden. Jedoch soll M365 flächendeckend eingeführt werden. Denn M365 nur in einzelnen Bereichen, Gemeinden oder Kirchenkreisen einzuführen, würde wieder nur Insellösungen produzieren. Das Ziel ist: eine gemeinsame Zusammenarbeitsplattform für alle Ebenen der Nordkirche!

Zeitpunkt und Zeitrahmen für die Einführung werden individuell geplant und können auf die Ist-Situation sowie den Bedarf Ihrer Gemeinde abgestimmt werden. Gehen Sie gern mit dem Projektteam in Kontakt.

Es ist geplant, dass das bewährte Tool Churchtools von den Gemeinden weiter genutzt werden kann. Die Möglichkeiten zur technischen Verzahnung von Churchtools mit M365 wird derzeit geprüft. Idealerweise gibt es Schnittstellen zwischen beiden Tools, so dass Sie beide gewinnbringend parallel nutzen können.

Die bewährte Kita-Software Famly wird auch mit der Einführung von M365 wie bisher genutzt. Eine technische Verzahnung von Famly mit M365 (v.a. in Bezug auf den Planer) wird geprüft.

Hier gibt es im Rahmen des Projektes keine Änderung. Die Frage der Bereitstellung von Geräten ist unabhängig von der Einführung von Microsoft 365. Über die Arbeitsstelle ODILO („Optimal Digital Loslegen“) werden die Arbeitsplatz- und Netzwerkausstattung in den Kirchengemeinden gefördert. Hier können Sie sich über das Angebot informieren: https://odilo.online/angebote.html

Ja, es ist geplant, dass es in der neuen Plattform ein Nordkirchen-weites gemeinsames Intranet geben wird. Von den derzeitigen Insellösungen (getrennte Portale für Gemeinden und Kitas, Intranet für einen Teil der Beschäftigten) möchten wir uns verabschieden. Hierzu erhalten Sie neue Informationen, sobald sie vorliegen. 

Die Einführung von M365 eröffnet die Möglichkeit, zusätzlich zu den bestehenden E-Mail-Adressen einheitliche E-Mail-Adressen vorname.nachname@nordkirche.de einzuführen. Derzeit ist dies noch in Klärung durch die Steuerungsgruppe.

Das ist derzeit noch in Abstimmung. Wir informieren Sie so bald wie möglich.

Perspektivisch ist es geplant, dass alle Daten von den lokalen Fileservern in die Cloud migriert werden. Ggf. wird es hier Ausnahmen geben (für Dateien mit besonderen Schutzklassen) – dies ist derzeit noch in Klärung.

Dienstliche Daten können sowohl auf lokalen Servern als auch auf Servern von Microsoft gespeichert werden. Vertraglich ist geregelt, dass die Daten ausschließlich auf Servern in Deutschland oder innerhalb der EU liegen. Vertragspartner der Nordkirche ist Microsoft Deutschland.

Ja. Voraussichtlich wird die Nutzung von M365 auf privaten Endgeräten über eine Vereinbarung zwischen der Nordkirche und der beschäftigten Person geregelt sein. Die Details hierzu sind derzeit noch in Abstimmung.

Die gemeinsame Plattform ist betriebssystem-übergreifend ausgelegt und kann auch mit Linux oder einem Mac genutzt werden. Für den Zugriff ist ein Standard-Browser ausreichend. Zusätzlich gibt es Apps für die M365-Tools im Appstore, die mit entsprechenden Lizenzen genutzt werden können.

Im April 2024 trat das neue IT-Gesetz zur Einführung von M365 nach Beschluss der Kirchenleitung in Kraft. Anschließend beginnen – voraussichtlich im Q2/2024 und Schritt für Schritt im Verlaufe dieses Kalenderjahres – die Test- und Rolloutphasen im Kirchenkreis. Sie erhalten rechtzeitig vor der Einführung in Ihrem Bereich / Ihrer Gemeinde nähere Informationen.

Für neue Zugänge sind die kirchlichen Stellen jeweils verantwortlich. Der Kirchenkreis Hamburg-Ost wird Empfehlungen für jede eigenständige Körperschaft geben, wer einen Zugang erhält, diese entscheiden - und die Landeskirchen-IT richtet alles technisch Nötige dann ein.

Da es insgesamt um einige Tausend künftige Nutzer*innen geht, wird die Einführung gestaffelt vorgenommen. Das Projektteam erarbeitet gerade einen passenden Ablaufplan von Test-, Pilot- und Rolloutphasen, um alle Bedarfe gut miteinander in Einklang zu bringen.

Jede Gruppe durchläuft eine Testphase (= „Pilotphase“), in der erste „Pilot-Nutzer*innen“ die Plattform ausprobieren und Rückmeldungen geben können, und eine „Rollout-Phase“, in der alle übrigen Mitglieder der Gruppe an Bord geholt werden. So ist sichergestellt, dass die Plattform für die Gruppe optimal konfiguriert ist und alles funktioniert.

Die Pilotphase der ersten Gruppe beginnt voraussichtlich im Q2/2024. Sie erhalten rechtzeitig Information dazu, wann es für Ihren Bereich losgeht.

Das steht derzeit noch nicht fest. Der Zeitpunkt der Einführung wird mit jedem Kirchenkreis individuell abgestimmt und rechtzeitig mitgeteilt. Die Einführung soll landeskirchenweit bis 2028 abgeschlossen sein.

Diese Entscheidung wurde von der Landessynode der Nordkirche getroffen.

Im Herbst 2021 startete auf Landeskirchen-Ebene das Projekt zusammen.nordkirche.digital. Das Ziel: Eine gemeinsame, verbindliche, digitale Zusammenarbeitsplattform für alle Ebenen der Nordkirche. In einer Testphase wurden drei technische Lösungen geprüft. Anschließend erstellte das Projektteam eine Beschlussvorlage für die Landessynode im Februar 2023. Inhalte: Die Empfehlung für Microsoft 365 und Konzepte für die Umsetzung der Einführung. Über ein neues IT-Gesetz wurde Verbindlichkeit geschaffen.

Bei M365 sind unterschiedliche Lizenztypen mit unterschiedlichen Funktionen und Kosten verbunden. So können die Zugänge bedarfsangepasst eingerichtet werden und die Kosten entsprechen dem Bedarf.

Alle hauptamtlich Beschäftigten mit Computer-Arbeitsplatz erhalten Zugang zur Plattform. Darüber hinaus sollen all jene hauptamtlich und ehrenamtlich Beschäftigten Zugang erhalten, für deren Engagement und Tätigkeit der Zugang Mehrwert schafft. Diese Fallunterscheidung und auch die Auswahl des Lizenztyps treffen die jeweils verantwortlichen Führungskräfte im Kirchenkreis, die Gremien in den Gemeinden, Kitas und Friedhöfen. Das Projektteam wird im Laufe der Pilotphase Empfehlungen dazu weitergeben, welcher Lizenztyp sich erfahrungsgemäß für welche Rollen eignet.

Wenn Sie bislang keinen Zugang haben, ihn aber benötigen, oder wenn Ihr Lizenztyp für Ihre Bedarfe nicht ausreicht, wenden Sie sich bitte an Ihre Führungskraft.

Die Landeskirche schafft die technischen Voraussetzungen mithilfe eines externen IT-Dienstleisters. Dieser ist derzeit auch mit der Vorbereitung im Kirchenkreis Hamburg-Ost beschäftigt und wird die Einführung in technischer Hinsicht umsetzen – in Absprache mit der lokalen IT im jeweiligen Bereich / der jeweiligen Gemeinde.

Viele der laufenden Aufgaben werden perspektivisch von einem IT-Team im Landeskirchenamt übernommen – beispielsweise die Administration der Plattform und das Einrichten bzw. Stilllegen von Zugängen. So wird den Vorgaben des Datenschutzes und der IT-Sicherheit nachgekommen, die Einheitlichkeit wird sichergestellt und alle anderen kirchlichen Stellen werden entlastet.

Als erste Ansprechpartner*innen bei Problemen mit der Plattform ("First-Level-Support") sollen die drei bestehenden KKHO-Helpdesks für unseren Kirchenkreis, die Kirchengemeinden und die Kitas etabliert werden. Dies wird im Rahmen der Pilotphase aufgebaut und getestet.

Wenn Probleme auf erster Ebene nicht gelöst werden können, greift der „Second Level Support“, der künftig vom noch aufzubauenden IT-Support-Team im Landeskirchenamt angeboten wird.

Leuchtturm-User*innen aus dem eigenen Bereich / der eigenen Gemeinde, die schon früher in die Plattform geholt und intensiver geschult werden, können bei kleineren Problemen, Anfangsschwierigkeiten und mit Tipps&Tricks unterstützen – hier sind beispielsweise Sprechstunden geplant.

Zusätzlich wird es umfangreiches Schulungsmaterial und vielfältige Unterstützungsangebote geben (z.B. „HowTo“-Dokumente, Hilfe zur Selbsthilfe).

Lokale IT-Supporter*innen und von den Gemeinden beauftragte IT-Dienstleister behalten ihre bisherigen Aufgaben (wie etwa die Wartung von Hardware oder ad hoc Unterstützung bei IT-Problemen, die mit M365 nicht in Zusammenhang stehen). Zudem wird im Rahmen der Erstinstallation von M365 jeder Gemeinde und jedem dezentral verwalteten Bereich des Kirchenkreises eine Ansprechperson für unseren zentralen IT-Dienstleister benötigt, die beispielweise Auskunft über den Gerätebestand geben kann. Hierfür kommt das Projektteam auf Sie zu.

Den IT-Support für M365 übernehmen die bestehenden Helpdesks des Kirchenkreises und die Nordkirche (s.o.).

"Leuchttürme" sind an digitaler Zusammenarbeit und M365 interessierte Personen, die sich besonders engagieren. Sie werden bereits früher in die Plattform geholt und intensiver geschult. Anschließend sind die ersten Ansprechpersonen für erfolgreiche digitale Zusammenarbeit und den Umgang mit unseren verschiedenen Microsoft-Programmen und geben nützliche Informationen an Kolleg*innen und Führungskräfte weiter.

Als Leuchtturm sind Sie ganz vorne dabei und leisten einen wichtigen Beitrag zum Gelingen des Gesamt-Projektes.

Potenzielle Leuchttürme werden von ihren Führungskräften vorgeschlagen und angefragt. Hier finden Sie nähere Informationen zum Programm.

Mit unserem Vertragspartner Microsoft ist vereinbart, dass unsere Daten ausschließlich auf Servern in Europa liegen, somit gilt für sie die DSGVO.

Seit Juli 2023 ist ein neues Datenschutzabkommen zwischen der EU und den USA in Kraft. Die USA gewährleisteten nun ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten, die aus der EU an Unternehmen in Amerika übermittelt werden – das sind gute Neuigkeiten.

Eine Datenschutz-Folgeabschätzung (DSFA) ist durch die Nordkirche erarbeitet worden, die Kirchenleitung will zeitnah darüber beschließen. Umfassender Datenschutz ist die Voraussetzung dafür, dass wir als Landeskirche die Einführung beginnen.

Für Dritte ist es grundsätzlich nicht möglich, auf Dateien, die in persönlichen Cloud-Bereichen abgelegt wurden, zuzugreifen.

Die Plattform fördert jedoch die Zusammenarbeit und lebt davon, dass Dokumente geteilt und/oder gemeinsam bearbeitet werden können.

Zusätzlich und nur auf ausdrücklichen Wunsch, können Nutzer*innen ggf. Rechte erhalten, auch weiteren Personen zu ermöglichen, eine Datei zu lesen und/oder zu bearbeiten. Dies könnte so jede*r selbst dann definieren. Auch - ebenfalls optional - kann externen Personen der Zugriff auf die Dateien gewährt werden. Das kann bei der Zusammenarbeit mit Dritten hilfreich sein.

Ja.

Die neu eingerichteten Stellen für die Administrator*innen und den gemeinsamen Support werden über den Mandant 14 (Seite 43 ff) gemeinsam finanziert. Gemeinsam mit dem Kommunikationswerk der Nordkirche wird es zusätzlich eine verantwortliche Person für den Aufbau und die Pflege eines gemeinsamen Intranets geben.

Weitere Kosten, unter anderem für M365-Lizenzen, ein Backup und den "First-Level-Support" sowie die notwendige Unterstützung der Ehren- und Hauptamtlichen für den digitalen Kulturwandel werden von den kirchlichen Stellen, also dem Kirchenkreis und Kirchengemeinden/-verbänden getragen.

Die laufenden Lizenzkosten werden über den Gemeinschaftsanteil im Vorwegabzug finanziert. Das erspart jährlich aufwändige Kalkulationen und Rechnungsstellungen an jede Kirchengemeinde und die KGV.

Die einmaligen Kosten für Personalressourcen und externe Dienstleistungen für die Projektzeit werden aus der gemeinsamen Ausgleichsrücklage der Solidargemeinschaft finanziert.

Kirchenkreise und Kirchengemeinden können eigene „Insellösungen“ zugunsten der gemeinsamen Plattform beenden. Das spart Kosten für

•       eigene Office-Lizenzen

•       E-Mail-Betrieb

•       Ggf. File-Server / NAS

•       Backup

•       lokale Sharepoint-Portale (perspektivisch)

•       ggf. weitere Kosten

•       …und vor allem: Kosten durch Reibungen, Unzufriedenheit und zusätzliche Zeit durch mühsame Kommunikationsschleifen.

Nein. Rollen und Rechte auf der Plattform werden differenziert geregelt sein, damit z.B. Administrator*innen Nutzerverwaltungs-Aufgaben übernehmen können. An den exakten Regelungen arbeitet derzeit ein „Governance-Team“. Die Beschreibung von Rollen und Rechten wird Teil der Schulungen sein.

Microsoft365-Lizenzen sind sehr differenziert aufgesetzt – je nach Bedarf können unterschiedliche Zugänge vergeben werden, die sich auch im Preis unterscheiden. Beispielsweise können Hauptamtliche mit reduziertem Bedarf Lizenzen erhalten, die ihren Bedarf decken, aber günstiger sind als der Vollzugang für eine Person, die täglich am Rechner arbeitet. Auch dadurch werden sich – immer angepasst an den Bedarf – die Zugänge voneinander unterscheiden.

Hier finden Sie die Vorlage für das „Kirchengesetz über den Einsatz von Informationstechnologie sowie zur Änderung weiterer Vorschriften“ (Einsatz von Informationstechnologie Gesetz – EITG).

Unter diesem Link finden Sie das Beschlussprotokoll der Tagung der Landessynode vom Februar 2023 .