Einführung von Microsoft 365 im Kirchenkreis Hamburg Ost
Im Februar 2023 hat die Landessynode einen wegweisenden Beschluss gefasst: Microsoft 365 (kurz: M365) wird als gemeinsame, verbindliche, digitale Plattform für die gesamte Nordkirche eingeführt. Damit soll die Zusammenarbeit und Kommunikation über alle Ebenen der Nordkirche hinweg erleichtert werden. Im Vorprojekt zusammen.nordkirche.digital wurden verschiedene technische Lösungen geprüft und M365 ausgewählt. Zudem wurden Konzepte rund um die Einführung erarbeitet. Verbindlichkeit stellt ein neues IT-Gesetz zur Einführung der Plattform her, das im April 2024 nach Beschluss der Kirchenleitung in Kraft getreten ist.
Bei uns im Kirchenkreis Hamburg-Ost laufen die Vorbereitungen auf Hochtouren, denn uns kommt eine ganz besondere Rolle zu: Wir als „Pilot-Kirchenkreis“ dürfen die ersten sein, die M365 einführen, testen, nutzen und unsere Erfahrungen an die anderen Kirchenkreise weitergeben.
Mit der Einführung von M365 entsteht eine Fülle neuer Möglichkeiten: Arbeitsabläufe werden einfacher, Dokumentablagen einheitlich und leichter zugänglich. Zusammenarbeit und Kommunikation werden effizienter, moderner und transparenter. Die Nordkirche macht mit der Einführung von M365 den Schritt in die digitale Gegenwart – und wir als Kirchenkreis Hamburg-Ost gehen voran!
Was genau ist M365?
M365 ist eine digitale Zusammenarbeitsplattform. Sie enthält einzelne Software-Elemente (Tools), die sehr integriert für die eigene Arbeit und für die Zusammenarbeit mit anderen genutzt werden können. Die Daten werden in der Microsoft Cloud gesichert (für uns auf Servern in Europa) und M365 kann über den Browser und über Apps genutzt werden. M365 in der Nordkirche bedeutet: dieselbe M365-Plattform für alle. Diese Plattform enthält die Online-Tools Outlook, Word, Excel, PowerPoint und OneNote; OneDrive und Sharepoint; Forms, Planner und ToDo sowie Teams als Dreh- und Angelpunkt für Zusammenarbeit und Kommunikation.
Mit zahlreichen verschiedenen Tools unterstützt M365 bei allen Aufgaben, die im Arbeitsalltag anfallen können.
Wie ist die Einführung organisiert?
Während die Nordkirche für die Technik verantwortlich ist, übernimmt ein interdisziplinäres Projektteam die Begleitung der Einführung in unserem Kirchenkreis und kümmert sich um Schulungen, Information, Kommunikation, First-Level-Support und veränderungsbegleitende Maßnahmen. Mit der Pilotphase beginnen wir im 2. Quartal 2024. Da es insgesamt um ein paar Tausend künftige Nutzer*innen geht, wird die Einführung im Anschluss gestaffelt bis ins nächste Jahr hinein vorgenommen. Das Team erarbeitet gerade einen passenden Ablaufplan von Test-, Pilot- und Rolloutphasen, um alle Bedarfe gut miteinander in Einklang zu bringen. Mit Beginn der Einführung wird es bedarfsgerechte Schulungen, veränderungsbegleitende passgenaue Angebote und vielfältige Informationen geben, damit sich alle gut zurechtfinden und die neue Zusammenarbeitsplattform für unseren Kirchenkreis ein großer Gewinn wird.
So läuft die Einführung von M365 im Kirchenkreis Hamburg-Ost ab:
Was sind "Leuchttürme"?
Die Leuchttürme gehören zu den ersten Personen in ihrem Bereich / ihrer Gemeinde, die Zugang zur neuen Plattform erhalten. Sie erhalten frühe und besondere Schulungen, dürfen gemeinsam mit den anderen Leuchttürmen testen und Feedback geben und sind anschließend Ansprechpartner*in für ihre Kolleginnen und Kollegen.
