„In vollem Gange!“ Ein Blick in die Pilotphase
Im Juni hat die Pilotphase zur Einführung von Microsoft 365 im Kirchenkreis Hamburg-Ost begonnen. Aus dieser ersten Phase soll viel für den eigentlichen Rollout gelernt werden, der nach den Sommerferien weiter geplant wird. Etwa 200 Nutzer*innen aus verschiedenen Bereichen sind Teil der Pilotphase. Insgesamt bekommen etwa 5.000 Haupt- und Ehrenamtliche im Kirchenkreis und in den Kirchengemeinden M365, mit MS Teams als zentrale Zusammenarbeitsplattform.
Pastorin Meike Barnahl leitet das st. moment-Team, das Teil der Pilotphase ist. Sie erzählt, dass das Team die Plattform schon jetzt gut nutzt: „Teams ist ein unverzichtbarer Bestandteil für unsere Kommunikation im Team und die Planung und Organisation unserer Taufen, Trauungen, Trauerfeiern und anderer Rituale und Veranstaltungen. Besonders hilfreich ist der direkte Zugriff auf unsere Daten. Auch die App Microsoft Planner wird für die Projektplanung sicher eine immer größere Rolle für uns spielen!“
Die „Piloten“ bekommen mit ihren M365-Zugängen zunächst eine digitale Schulung und starten danach in die Praxis: Die Plattform wird im Arbeitsalltag eingesetzt.
Unterstützung gibt es vom M365-Projektteam und den sogenannten „Leuchttürmen“. Eine davon ist Jennifer Alex, stellvertretende Leitung der Evangelischen Jugendhilfe im Kirchenkreis. „Die Pilotierung von M365 ist in unserer Einrichtung in vollem Gange“, berichtet sie. „Die Geräte aller Standorte werden nach und nach eingerichtet und die neuen Funktionen fleißig getestet. Als Leuchtturm bin ich erste Ansprechpartnerin für das IT-Unternehmen, das die Implementierung umsetzt. Auch mit dem Projektteam des Kirchenkreises stehe ich im Austausch. Gemeinsam haben wir die Struktur von Teams eingerichtet und Feedbacktermine koordiniert. Intern versuche ich bei kleineren Anliegen Abhilfe zu schaffen oder trage offene Fragen an den jeweiligen IT-Dienstleister weiter.“
Das interdisziplinäre Projektteam im Kirchenkreis hat mit dem Start der Pilotphase vor den Sommerferien eine arbeitsreiche Zeit hinter sich. Bevor die Schulungen für die Piloten starten konnten, musste alles technisch, organisatorisch und inhaltlich eingerichtet werden. Martin Gertz arbeitet in der IT des Kirchlichen Verwaltungszentrums und ist Mitglied des M365-Projektteams im Kirchenkreis. „Wir haben in der Pilotphase eine Menge technischer Herausforderungen, da für den Betrieb von Microsoft 365 viele Einstellungen im Hintergrund der IT-Systeme angepasst werden müssen,“ sagt er. „Die Mitarbeitenden der drei Verwaltungsstandorte des Kirchenkreises nutzen außerdem noch ein Teams-Testsystem. Durch den Parallelbetrieb mit dem neuen Nordkirchen-System ergeben sich noch weitere Aufgaben und Anforderungen an das gesamte Computer-System, die wir zusammen mit unseren externen Dienstleistern und dem Nordkirchenteam bearbeiten.“
Ein Lernfeld für das Team ist schon jetzt die Einrichtung von M365 an den sehr unterschiedlichen Arbeitsplätzen im Kirchenkreis. Für die Technik bedeutet das: Es müssen viele individuelle Fragen geklärt werden. „Wir lernen viel über die notwendigen Einrichtungen der Anwender*innen“, so Martin Gertz. „Das können wir sehr gut für die Installationen im gesamten Kirchenkreis und in den Kirchengemeinden nutzen.“
Über die Sommerzeit wird die Pilotphase ausgewertet. Was gut klappt, wird weitergeführt und wo Verbesserungen nötig sind, wird nachgesteuert. Parallel plant das Projektteam den Rollout und möchte in großen Schritten darauf zugehen.
Ein weiteres Ergebnis des ersten Teils der Pilotphase: Das FAQ auf dieser Seite wurde aktualisiert. Vielleicht ist Ihr Thema ja dabei? Sonst können Sie Ihre Frage unten auf der FAQ-Seite einreichen.
